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A organização de eventos escolares é uma atividade fundamental para a integração entre pais, alunos e instituição. O momento de descontração possibilita que a escola exponha seus valores além do contexto pedagógico, fidelizando o público e oferecendo para as crianças uma oportunidade de mostrar suas habilidades, como no caso das mostras de talento, alegrando suas famílias junto aos seus colegas.
Entretanto, organizar um evento de qualidade exige pleno controle dos gastos. Afinal, algumas ideias saem caro e o descontrole pode fazer com que sua escola demore muito para conseguir realizar outra ação, até cobrir os gastos extras causados pela falta de planejamento.
Para ajudar nessa missão, preparamos esse passo a passo básico para que nada saia do controle e o evento seja um sucesso. Continue a leitura e saiba mais!
Defina seu orçamento
Quando se trata da organização de eventos escolares, muitas vezes a instituição não tem uma equipe especializada no assunto e acaba deixando essa função para professores, coordenadores e colaboradores que desempenham outras funções.
Neste momento, é comum que se busque por um modelo de planilha disponível na internet antes de definir o orçamento. Contudo, essa prática não é recomendada.
O ideal é que esse planejamento seja personalizado, pois, cada evento é único em seus objetivos e nas suas características. O principal é eternizar momentos entre escola e família e, para isso, não é necessário gastar além e desequilibrar as contas!
Comece o planejamento com antecedência
Como falamos, para fazer um evento de qualidade por um custo viável o planejamento é essencial. E ele deve ser feito com antecedência.
Os objetivos precisam estar devidamente alinhados ao orçamento que a escola tem para realizar a festividade. Por mais que a execução de algumas ideias criativas sejam tentadoras, extrapolar os limites estabelecidos não é recomendado e deve ser evitado.
Entretanto, a instituição pode procurar apoio de patrocinadores e firmar parcerias para a execução de ações específicas, ou o evento como um todo. Geralmente, os pais de alunos que têm comércio ficam interessados em ajudar com um valor em troca da visibilidade do nome do negócio, o que é positivo tanto para questões orçamentárias, tanto na aproximação entre escola e família.
O mesmo acontece com as empresas de eventos. O interessante é oferecer espaços para anúncios do patrocinador no ambiente em que será realizado e no material de divulgação. A estratégia é viável quando negociado antecipadamente.
E lembre-se sempre de reservar um valor para emergências. Mesmo planejando, é possível esquecer de algum detalhe importante que exigirá um pequeno gasto depois.
Mantenha as planilhas organizadas
É preciso manter o controle sobre o que foi planejado. Neste momento, ter planilhas organizadas é fundamental.
Nesses documentos devem constar as datas de contratação, valor a ser pago ou recebido (no caso dos patrocinadores), quanto estava inicialmente estipulado e qual foi o preço final acertado. Registrar todos os passos do evento permite que os gastos reais sejam visualizados, e evita alguma surpresa negativa ao fechar as contas. Além disso, é uma segurança a mais na hora de fazer o fechamento da ação.
As notas fiscais também devem ser devidamente organizadas, e tudo isso servirá como base de valores para as próximas ações que serão realizadas.
Contrate uma empresa especializada
Terceirizar os serviços pode ser a maneira mais segura de realizar um evento por um custo que caiba no orçamento. Geralmente, empresas especializadas no assunto colecionam uma série de parceiros que, devido à quantidade de atividades realizadas, negociam um preço impossível de ser conseguido por conta própria.
Além disso, você tem a segurança de que o evento vai custar exatamente o valor estipulado, sem se preocupar com os custos que estavam fora do planejamento. Afinal, a maior preocupação da escola quando organiza esse tipo de ação deve ser proporcionar momentos de alegria ao seus alunos e familiares!
A organização de eventos escolares faz parte da rotina de uma instituição e não pode ser ignorada. Essas ações, além de promover a integração dos alunos, auxiliam para que outras pessoas conheçam a escola e podem resultar até mesmo em novas matrículas.
Para o evento ter ainda mais sucesso, uma boa ideia é oferecer lembranças para que, daqui a algum tempo, as famílias possam ter uma recordação do momento. Algumas empresas oferecem pacotes especiais que incluem um álbum de fotos anual para eternizar os momentos felizes que as famílias tiveram durante a vida escolar dos filhos!
Entre em contato com a Delta Photo agora mesmo e descubra como vocês podem ser parceiros nessa jornada!
